ONDERLINGE BRANDVERZEKERING ARDOOIE

Deel 1 : JOUW PRIVACY MOETEN WE SAMEN BEWAKEN

Je privacy is er belangrijk voor ons. We willen je persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we van jou als natuurlijke persoon verzamelen en verwerken. We hebben het hier voortaan altijd over gegevens van jou als (kandidaat-) verzekeringsnemer, verzekerde, begunstigde of als een andere betrokkene, zoals bijvoorbeeld contactpersoon in een bedrijf, tegenpartij, expert, verzekeringstussenpersoon,… . In welke hoedanigheid dan ook, je rechten blijven dezelfde en de Onderlinge Brandverzekering Ardooie ; OVV (verder gestipuleerd in deze privacyverklaring als ‘Onderlinge Brandverzekering’) gaat even zorgzaam om met je gegevens.

1. Lees deze informatie voor jou
   
   We raden je aan om deze informatie zorgvuldig te lezen, zodat je goed weet waarvoor de Onderlinge brandverzekering je gegevens gebruikt. Je vindt in deze privacyverklaring ook meer informatie over je privacyrechten en hoe je ze kunt uitoefenen.

   De Onderlinge brandverzekering kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie vind je altijd op het kantoor van de Onderlinge. Voor elke belangrijke inhoudelijke wijziging informeert de Onderlinge brandverzekering je via haar kwitanties.

   Voor meer informatie over de privacywetgeving in België in het algemeen kun je ook terecht op www.privacycommision.be, de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

2. Wij gaan zorgzaam om met jouw persoonsgegevens.

   De Onderlinge brandverzekering is een kleine verzekeringsonderneming die zich enkel focust op lokale brandrisico’s. De Onderlinge brandverzekering is voor 100 % herverzekerd bij de Maatschappij voor Brandherverzekering en maakt gebruik van de KBC-ICT-Infrastructuur.

   De Onderling brandverzekering is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. De Maatschappij voor Brandherverzekering en KBC Verzekeringen treden op als verwerkers met betrekking tot uw persoonsgegevens.

   KBC verwerkt uw persoonsgegevens als verzekeringsnemer, verzekerde of begunstigde.

3. Contacteer de zaakvoervoerder van de Onderlinge brandverzekering als je vragen hebt over de verwerking van je gegevens. Als je vragen hebt over privacy of je wilt je privacy-instellingen aanpassen of je rechten uitoefenen, dan kun je de Onderlinge brandverzekering bereiken op de volgende manier: Ga langs op het kantoor van de Onderlinge brandverzekering Ardooie, Stationsstraat 147, Ardooie . Het zou kunnen dat je in bepaalde gevallen documenten moet invullen en ondertekenen.

Deel 2: JE HEBT RECHT OP PRIVACY

Als je gegevens worden verwerkt, heb je heel wat rechten. Wanneer de Onderlinge brandverzekering voor een verwerking jou om een toestemming vraagt, dan kun je zelf die toestemming daarna ook weer intrekken, wanneer je maar wilt.

1. Je kunt je gegevens inkijken.

   Als je je recht van inzage uitoefent zal de Onderlinge brandverzekering je een zo volledig mogelijk overzicht bezorgen van jouw gegevens. Het is mogelijk dat sommige persoonsgegevens, uit klassieke back-upbestanden, log-, historiek- of archiefbestanden niet opgenomen zijn in dit overzicht. Ze worden wel verwijderd uit deze bestanden volgens standaard opkuisprocessen.

2. Je kunt je gegevens laten verbeteren

   Het kan gebeuren dat bepaalde gegevens die de Onderlinge brandverzekering over jou heeft opgeslagen niet (meer) correct zijn. Je kunt altijd vragen om die gegevens te laten verbeteren of vervolledigen.

3. Je kunt je gegevens laten verwijderen

   Als je vermoedt dat de Onderlinge brandverzekering van bepaalde gegevens onrechtmatig verwerkt, dan kun je vragen om ze te verwijderen.

4. Je kunt je verzetten tegen bepaald gebruik van gegevens

   Ben je het niet eens met de manier waarop de Onderlinge brandverzekering bepaalde gegevens verwerkt op basis van haar gerechtvaardigd belang, dan kun je je daartegen verzetten. Verzet dat wij zullen inwilligen tenzij er dwingende gronden zijn om dat niet te doen, wat bijvoorbeeld het geval is als wij gegevens verwerken om fraude te bestrijden.

5. Je kunt soms weigeren dat je gegevens volledig automatisch worden verwerkt

   Sommige gegevensverwerkingen en processen verlopen volledig geautomatiseerd zonder enige menselijke tussenkomst. De logica van dit automatisch proces probeert de Onderlinge brandverzekering op het moment zelf mee te geven. Als je het niet eens bent met het resultaat van zo’n volledig geautomatiseerd proces, kun je de Onderlinge brandverzekering contacteren. Zo kun je een tussenkomst van een medewerker vragen of laten weten waarom je de beoordeling betwist.

6. Je kunt vragen om je gegevens over te dragen aan een derde partij

   Je hebt het recht om te vragen om persoonsgegevens die je zelf aan de Onderlinge brandverzekering hebt verstrekt, aan jou of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen. De privacywetgeving voorziet wel een aantal beperkingen op dit recht, waardoor het niet van toepassing is op alle gegevens.

7. Je kunt je rechten uitoefenen

   Wees altijd zo specifiek mogelijk als je je rechten wilt uitoefenen. Dan kan de Onderlinge brandverzekering je vraag concreet en correct behandelen. De Onderlinge brandverzekering moet wel je identiteit zo goed mogelijk verifiëren, om te vermijden dat iemand anders je rechten uitoefent. Vandaar dat we een kopie van je identiteitskaart kunnen vragen bij een dergelijke aanvraag. Het is niet mogelijk om rechtstreeks KBC Verzekeringen aan te spreken voor het uitoefenen van je rechten.

   Heb je een klacht in verband met de uitoefening van je rechten, dan kan je die eveneens bezorgen ter behandeling aan de Onderlinge brandverzekering.

   Wil je meer informatie of ga je niet akkoord met het standpunt van de Onderlinge brandverzekering ? Surf dan zeker naar de site van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, www.privacycommission.be. Je kunt daar ook een klacht indienen.

   In sommige gevallen kun je je rechten ook rechtstreeks bij een derde partij uitoefenen. Dat is o.a. het geval bij de databanken die worden bijgehouden door de Nationale Bank van België (www.nbb.be) in het kader van het Centraal Aanspreekpunt.

Deel 3: DE ONDERLINGE BRANDVERZEKERING HEEFT TAL VAN REDENEN OM JOUW

PERSOONSGEGEVENS TE VERWERKEN

1. De Onderlinge brandverzekering moet wettelijke verplichtingen naleven

   We sommen hier de belangrijkste wettelijke redenen op waarom de Onderlinge brandverzekering gegevens van jou moet verwerken.

   De wetgeving rond de verzekeringscontracten in het algemeen of specifieke verzekeringscontracten in het bijzonder verplicht de verzekeringsonderneming tot de opmaak van een verzekeringscontract en de bewaring van alle documenten die betrekking hebben op dat verzekeringscontract gedurende een wettelijke bewaringstermijn.

   De wetgeving rond verzekeringsdistributie verplicht verzekeringsondernemingen en verzekeringstussenpersonen om in de aanloop naar een contractsluiting de verlangens en behoeften van de kandidaat-verzekeringsnemers te analyseren. Soms moeten klanten daarbij ook in categorieën ingedeeld worden. Natuurlijke personen worden automatisch als niet-professionele klanten beschouwd. Onder bepaalde voorwaarden kunnen ze als professioneel beschouwd worden.

   Verzekeringsondernemingen zijn verplicht om alle mogelijke middelen in te zetten om witwassen te voorkomen, te ontdekken en/of te melden aan de overheid. De Onderlinge brandverzekering, de Maatschappij voor brandherverzekering en KBC Verzekeringen maken hiervoor gebruik van gegevens die van jou komen maar ook van gegevens die het via andere kanalen kan vinden.

   Zo moet de Onderlinge brandverzekering van een recente kopie van je identiteitskaart hebben.

   Verzekeringsondernemingen zijn verplicht om misbruik van voorkennis of markmanipulatie te voorkomen, te ontdekken en/of te melden en verdachte transacties te rapporteren aan de overheid.

   Verzekeringsondernemingen moeten zorgen voor de boekhoudkundige verwerkingen van de verrichtingen.

   In het kader van terrorismebestrijding en embargowetgeving zijn verzekeringsondernemingen verplicht om klantgegevens te screenen op basis van sanctielijsten. Bovendien worden transacties opgevolgd. In sommige gevallen worden achterliggende documenten opgevraagd en kunnen betalingen worden tegengehouden.

   Verzekeringsondernemingen hebben ook rapporteringsverplichtingen aan administratieve overheden zoals transactierapporten van onderzoeken naar marktwerking en eventuele marktmisbruiken.

   Verzekeringsondernemingen moeten zorgen voor een passende beheersing van de risico’s. Ze moeten risico’s detecteren, voorkomen, beperken en aanpakken.

   Verzekeringsondernemingen moeten ook correct kunnen reageren als je je rechten onder de privacywetgeving uitoefent; ze zijn ook verplicht om vragen van de Gegevensbeschermingsautoriteit te beantwoorden.

   Verzekeringsondernemingen moeten rapporten aanleveren aan en vragen kunnen beantwoorden van de toezichthouders op financiële instellingen zoals de FSMA (www.fsma.be) en de Nationale Bank (www.nbb.be) in het kader van de toezichtwetgeving.

   Verzekeringsondernemingen moeten vragen van de fiscale overheden beantwoorden of informatie spontaan uitwisselen in het kader van de fiscale wetgeving.

   Verzekeringsondernemingen zijn ook verplicht om vragen van de gerechtelijke overheden te beantwoorden. Daarbij gaat het om vragen in het kader van de politiewetgeving en de (straf)procedure (o.a. het gerechtelijk wetboek en het wetboek van strafvordering).

   Verzekeringsondernemingen zijn vanaf 2019 verplicht de identiteit van bepaalde klanten en van hun contracten mee te delen aan het Centraal Aanspreekpunt van de Nationale Bank van België.

2. De Onderlinge brandverzekering moet kunnen beoordelen of een contract kan worden afgesloten

   Voordat de Onderlinge brandverzekering een contract sluit, kan het zijn dat het bepaalde gegevens moet verwerken om de aanvraag te behandelen en goed in te schatten of het contract gesloten kan worden en onder welke voorwaarden. In dit kader is het mogelijk dat de offerteaanvraag en de daarin opgenomen persoonsgegevens bezorgd worden aan de Maatschappij voor brandherverzekering en/of KBC Verzekeringen voor acceptatie in hun hoedanigheid van herverzekeraar.

3. De Onderling brandverzekering moet een contract correct kunnen uitvoeren

   Als klant bij de Onderlinge brandverzekering doe je beroep op een aantal diensten. Die moet de Onderlinge brandverzekering administratief en boekhoudkundig verwerken. Voorbeelden van verwerkingen voor de uitvoering van verzekeringscontracten zijn het beheer van de verzekeringspolissen, de opvolging van verschuldigde premies, de verwerking van schadeaangiften (in overleg met schadediensten KBC Verzekeringen), de beoordeling van de dekking in het kader van een schadegeval op basis van onderzoeken al dan niet door tussenkomst van experts, contacten met andere betrokken partijen (zoals andere verzekeraars, schadeveroorzakers, verzekerden, begunstigden, enz.), schadebegroting, schaderegeling, uitkering van vergoedingen,… .

   Om dat te doen, moet de Onderlinge brandverzekering soms bepaalde persoonsgegevens overmaken aan KBC-medewerkers, aan experts en aan betrokken derde partijen (bijvoorbeeld een van mede- of herverzekeringsonderneming).

   Verwijzend naar de statuten van de Onderlinge brandverzekering , wordt voor elk lid een reserve opgebouwd. Wanneer de reserve voldoende is opgebouwd wordt er jaarlijks in functie van de technische resultaten een ristorno toegekend op de premie. De volledige administratieve en financiële verwerking hiervan vereist de nodige verwerking van gegevens van de leden die bijgehouden worden.

4. De Onderlinge brandverzekering moet als bedrijf kunnen functioneren

   Dat wordt ‘gerechtvaardigd belang’ genoemd.

   Naast de doeleinden die hierboven worden opgesomd, heeft de Onderlinge brandverzekering nog een aantal gerechtvaardigde belangen die de basis vormen voor de verwerking van persoonsgegevens. Daarbij let de Onderlinge brandverzekering erop dat de impact op je privacy zo beperkt mogelijk is en dat in elk geval het evenwicht tussen de gerechtvaardigde belangen van de Onderlinge brandverzekering en de eventuele impact daarvan op je privacy niet wordt verstoord.

   Mocht je toch bezwaren hebben tegen die verwerkingen, dan kun je je recht van verzet uitoefenen.

   Zo worden persoonsgegevens in verschillende situaties mogelijks verwerkt.

1. Gegevens worden verwerkt teneinde statistieken te kunnen aanmaken, hierbij wordt de mogelijke link met individuele personen zo snel mogelijk doorbroken.

2. Cijfers kunnen geaggregeerd worden tot een niveau dat ze niet langer persoonsgegevens zijn om ze publiek te maken.

3. Persoonsgegevens kunnen als bewijs dienen.

4. Ze kunnen gebruikt worden om synergie, efficiëntieverhoging of andere organisatorische of procesmatige voordelen te creëren

5. Persoonsgegevens waarover de Onderlinge brandverzekering en/of de Maatschappij voor Brandherverzekering Bh beschikken kunnen samengebracht worden voor de aanmaak van segmenten en meer gedetailleerde profielen.

6. Ze kunnen gebruikt worden voor het ondersteunen en vereenvoudigen van het afnemen, gebruiken en beëindigen van producten en diensten door de klant, o.a. om te vermijden dat je informatie die je vroeger al doorgaf opnieuw moet invullen of om te vermijden dat je opnieuw een volledig identificatieproces moet doorlopen als je elders in de KBC Groep klant wilt worden. Zo kan de Onderlinge brandverzekering identiteitsgegevens doorgeven aan de KBC Groep om de identificatie vlotter te laten verlopen.

7. Ze kunnen gebruikt worden om je een beter voorstel of korting te verschaffen.

8. Tijdens het ontwikkelen van applicaties zijn testen nodig met persoonsgegevens, inclusief de finale acceptatietest voorafgaand aan het in productie brengen van een applicatie.

9. Met het oog op controles van bepaalde aspecten van de interne werking van de Onderlinge brandverzekering kunnen persoonsgegevens overgemaakt worden aan de Maatschappij voor Brandherverzekering of aan een derde partij die een volmacht heeft verkregen van de Maatschappij voor Brandherverzekering om deze controles in naam van de Maatschappij voor Brandherverzekering uit te voeren.

5. De Onderlinge brandverzekering verkoopt je persoonsgegevens niet

De Onderlinge brandverzekering verkoopt of verhuurt je persoonsgegevens niet aan derden. Deze gegevens worden enkel verwerkt door de Onderlinge brandverzekering de Maatschappij voor brandherverzekering en KBC Verzekeringen.

Als daar gegronde redenen voor zijn, bijvoorbeeld de uitbesteding van bepaalde activiteiten door de Onderlinge brandverzekering , kunnen gegevens ter beschikking gesteld worden aan entiteiten van KBC Groep. Uiteraard kan dit alleen als er geen wettelijk beletsel is, zoals de discretieplicht of privacywetgeving.

Deel 4: DE ONDERLINGE BRANDVERZEKERING GEBRUIKT VERSCHILLENDE SOORTEN GEGEVENS

AFHANKELIJK VAN HET DOEL

1. Het gaat over informatie om je te identificeren, te contacteren en correct te adviseren.

   We sommen hier op wat de Onderlinge brandverzekering daarvoor gebruikt:

1. Om je te IDENTIFICEREN: naam, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, adres, identiteitskaart, klantnummer, rijksregisternummer, en burgerlijke staat.

2. Om je te CONTACTEREN: telefoonnummer, e-mail, taal en gebruikersnaam in sociale media.

2. Publieke gegevens en gegevens via derde partijen

De Onderlinge brandverzekering verwerkt soms publieke gegevens.• Het kan bijvoorbeeld gaan om gegevens die onderworpen zijn aan een publicatieplicht, zoals de publicatie van je benoeming als bestuurder van een vennootschap.

Of het gaat om gegevens die je zelf publiek hebt gemaakt, zoals informatie op je website, je blog of via je publiek toegankelijke social mediaprofiel, of gegevens over jou die KBC Verzekeringen verkreeg van derden (gezinsleden, enz.).

Het kunnen ook gegevens zijn die publiek zijn, omdat ze bijvoorbeeld algemeen bekend zijn in je streek of omdat ze in de pers verschenen zijn. Ook informatie op bijvoorbeeld de Kruispuntbank en Graydon behoren hiertoe.

3. Het kan verder gaan dan de gegevens van jou persoonlijk

Als je een vennootschap hebt, dan ga je ermee akkoord dat de Onderlinge brandverzekering ook die relaties opslaat en de gegevens van eventueel verbonden personen verwerkt. Ook kunnen we persoonsgegevens verwerken van personen met wie we geen rechtstreekse relatie hebben maar die betrokken zijn in een relatie, bijvoorbeeld als slachtoffer of als getuige.

En wat betekent dit voor rechtspersonen ?

Dan aanvaard je dat de Onderlinge brandverzekering de relatie met en de gegevens van verbonden (rechts)personen verwerkt (bijvoorbeeld moederonderneming, dochterondernemingen, vertegenwoordigers, uiteindelijk begunstigden).

Naast de persoonsgegevens van contactpersonen houdt de Onderlinge brandverzekering uiteraard ook gegevens bij van je bedrijf.

Let op, rechtspersonen mogen ons alleen persoonsgegevens bezorgen van natuurlijke personen die met hen verbonden zijn, als die personen daarvan voldoende op de hoogte zijn en, indien nodig, ermee instemmen.

De rechtspersoon vrijwaart de Onderlinge brandverzekering dan ook voor alle aansprakelijkheid (ten aanzien van de betrokkenen) op dit vlak.

Deel 5: BEVEILIGING EN VERTROUWELIJKHEID

1. Beperkte toegankelijkheidAlleen personen die daartoe gemachtigd zijn, hebben toegang tot persoonsgegevens , en enkel als die gegevens relevant zijn om hun opdracht vervullen. Bij de Onderlinge brandverzekering , bij de Maatschappij voor brandherverzekering en bij KBC Verzekeringen worden je persoonsgegevens in principe enkel verwerkt en geraadpleegd door bepaalde diensten: waarmee je een contractuele relatie of contacten hebt, had of wilt hebben, waarvan de tussenkomst vereist is voor de levering of nazorg van diensten, die wettelijke vereisten vervullen of vereisten die opgelegd zijn door toezichthouders of voortvloeiend uit verwachtingen van deugdelijk bestuur, die fraude, inclusief witwasbestrijding, moeten voorkomen.

Enkele voorbeelden

1. Bij een melding overlijden van een klant die ook klant is bij andere entiteit KBC, kunnen die andere entiteiten hierover geïnformeerd worden en wederom.

2. In kader van maatregelen ter bestrijding van terrorisme informeren we de compliancediensten van KBC.

De personen die je gegevens kunnen raadplegen zijn bovendien gebonden aan een strikte beroepsdiscretie en moeten alle technische voorschriften naleven om de vertrouwelijkheid te verzekeren van je persoonsgegevens, en de veiligheid van de systemen die ze bevatten.

2. Verwerkers van je gegevens

Voor de verwerking van persoonsgegevens doet Onderlinge brandverzekering een beroep op verschillende verwerkers. Dit zijn ondernemingen die in opdracht van de Onderlinge brandverzekering de gegevens verwerken.

Voor de verwerking van persoonsgegevens doet de Onderlinge brandverzekering een beroep op de Maatschappij voor brandherverzekering en KBC Verzekeringen.

Voor het ICT-beheer werkt de Onderlinge brandverzekering via KBC Groep NV en met externe verwerkers.

Voor een aantal verwerkingen doet de Onderlinge brandverzekering een beroep op gespecialiseerde derden.

Het gaat bijvoorbeeld om:

1. Advocaten
2. Expertisebureaus

3. De Onderlinge brandverzekering neemt concrete maatregelen om je gegevens te beveiligen.

De Onderlinge brandverzekering ziet erop toe dat er strikte regels worden gevolgd en dat de betrokken verwerkers:

1. alleen over de gegevens beschikken die ze nodig hebben om hun opdrachten uit te voeren,

2. zich tegenover de Onderlinge brandverzekering hebben verplicht om die gegevens veilig en vertrouwelijk te verwerken en enkel te gebruiken voor de uitvoering van hun opdrachten.

Het beheer van deze gegevens wordt toevertrouwd aan KBC Verzekeringen. KBC Verzekeringen neemt intern technische en organisatorische maatregelen om te voorkomen dat persoonsgegevens in handen komen van en verwerkt worden door onbevoegden of per ongeluk gewijzigd of vernietigd worden.

De lokalen, de servers, het netwerk, de overdracht en de gegevens worden binnen KBC Verzekeringen strikt beveiligd.

4. De Onderlinge brandverzekering bewaart je gegevens niet eeuwig

De Onderlinge brandverzekering gebruikt je persoonsgegevens als ze daarvoor een duidelijk doel heeft. Als de Onderlinge brandverzekering geen doel meer heeft, worden deze gegevens verwijderd.

Uitgangspunt voor het bijhouden van je persoonsgegevens is de wettelijke bewaartermijn. Voor sommige toepassingen kan een ruimere tijdshorizon nodig zijn, bijvoorbeeld het beheer van het maatschappelijk fonds.

5. KBC gaat niet zomaar in op vragen van derde partijen

Omdat de Onderlinge brandverzekering zijn discretieplicht en de privacywetgeving naleeft, zullen we enkel antwoorden op vragen van derden als die gebaseerd zijn op (i) een wettelijke bepaling of een wettig belang, (ii) die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst, of (iii) met de toestemming van de betrokkene.

In het laatste geval raadt het zelfs aan om de gegevens bij de betrokkene zelf op te vragen.